Configuración de Archivo de Compañía (Set Up a Company Files) – Nuevos Usuarios

Cuando se crea un Archivo de Compañía, Usted registra información básica acerca de su negocio, tal como el nombre de la empresa y detalles de contacto. También se debe especificar el mes y el ejercicio económico (año fiscal) del cual desea que la empresa inicie para el registro sus transacciones. No necesariamente se crea un archivo de Datos desde la fecha de constitución de la misma, en ese caso, la fecha de inicio de ejercicio económico la determinará usted conjuntamente con su Contador y asesores relacionados.

Tareas Esenciales. Las tareas esenciales dependen de cómo su Contador ha creado y configurado el archivo de compañía para Usted, la información actual con la que cuenta y de cuándo su negocio inició operaciones.

Tareas Avanzadas. Cuando se hayan completado las tareas esenciales, usted puede iniciar el registro de transacciones en el Programa. Como siempre, si usted necesita utilizar las capacidades avanzadas del programa, (como el uso del módulo de nómina, payroll) tendrá que hacer pasos adicionales de configuración. Estas tareas están cubiertas en el Manual de Usuario de AccountEdge, en español y en los archivos existentes en la Ayuda en Línea (OnLineHelp).

Tarea 1: Creando el Archivo de Compañía

NOTA: ¿YA TIENE UN ARCHIVO DE COMPAÑÍA CREADO? Si su Contador ya le ha dispuesto un Archivo de Compañía para su negocio, o si desea utilizar el Archivo de Compañía creado en Versión Demo del Sistema, usted no necesita crear un Archivo de Compañía.

Antes de Empezar, Usted debe saber:

NOTA: CIERTA INFORMACIÓN DE SU ARCHIVO DE COMPAÑÍA NO PODRÁ SER CAMBIADA.

Tenga los cuidados necesarios al crear su Archivo de Compañía porque cierta información– como su ejercicio económico actual (Current Fiscal Year), mes de conversión (Conversionmonth), y los períodos contables (accountingperiods)- no podrán ser cambiados una vez que haya creado su Archivo de Compañía.

Crear un nuevo Archivo de Compañía

  1. Inicie su Programa. La Ventana de Bienvenida aparecerá.
  2. Haga click en “Create a new company file” (Crear un Nuevo Archivo de Compañía). La página introductoria de New Company File Assistant (Asistente de nuevo Archivo de Compañía) se muestra inmediatamente.
  3. Lea la información de esta página y luego haga click en Next (Siguiente). La página de Infomación de Compañía (Company Information) se presenta.
  4. Registre la Información del Contacto de la Empresa y los detalles de Registro.
  5. Haga click en Next (Siguiente). La página Accounting Information (Información Contable) aparecerá.
  6. Ingrese su año de Ejercicio Económico o Fiscal y mes de Conversión.

TIP: Ejercicio Económico Actual (Current Fiscal Year). 
Representa el ejercicio económico con el cual usted desea comenzar a registrar transacciones en su Archivo de Compañía. No necesariamente significa que este sea el verdadero ejercicio actual en el cual se encuentra su empresa.

  1. Haga click en Next (Siguiente). Una página de confirmación aparecerá.
  2. Chequee el ejercicio económico (fiscal year) y el mes de conversión (conversión month), una vez conforme, haga click en

Next (Siguiente). La página con Lista del Catalogo de Cuentas (AccountsList) aparecerá.

  1. Seleccione el Catálogo de Cuentas por Defecto con el que desea iniciar. (Ver figura 1.1 la en la página siguiente).
  2. Haga click en Next (Siguiente). La Lista de Catálogos de Cuenta aparecerá.

11. Seleccione el ramo de industria o negocio que mejor se adapta a su empresa.

Una lista de Catálogos de Cuenta adaptados a su estilo de negocio le permitirá seleccionar la que vaya mejor a su empresa. Si Usted desea imprimir la lista, haga Click en Print (Imprimir). Luego, usted puede adaptar la lista de cuentas o Catálogo de Cuentas para satisfacer las necesidades de su empresa.

12. Haga cick en Next (Siguiente). La página Company File (Archivo de Compañía) aparecerá.
13. Si desea cambiar el nombre del Archivo de Compañía y su ubicación:

      a. Haga click en Change (Cambiar). La Ventana Save (Guardar) se mostrará.
      b. Seleccione la ubicación deseada.
      c. Si es necesario, tipee un nuevo nombre para el Archivo de Compañía en el campo Save As (Guardar Como).
      d. Haga Click en Save (Guardar). El Company File (Archivo de Compañía) reaparecerá.

NOTA: [ACCOUNTEDGE PRO PARA WINDOWS ÚNICAMENTE] ACCESO RESTRINGIDO A LA CARPETA DE PROGRAMAS EN
WINDOWS VISTA. User Account Control (UAC) o Control de Cuentas de Usuario es una característica de seguridad en Windows Vista. Si el UAC está activo, los archivos guardados en la Carpeta de Programas (Program Files) sólo podrá ser accesada por el usuario que guardó los archivos. Si otros usuarios necesitan acceder al Archivo de la Compañía, no lo guarde en esta Carpeta. Para mayor información acerca del “UserAccount Control” o “Control de Cuentas de Usuario”, remítase a la Ayuda de Windows (Windows Help).

14. Haga click en Next (Siguiente). El Archivo de su Compañía se ha creado la página Conclusion aparecerá.
15. Haga Click en Command Centre para desplagar la Ventana Command Centre o Haga click en el SetUp Assistant (Asistente de Configuración) para continuar personalizando y Configurando el Archivo de su Compañía.

Tarea2: Asistente de Configuración Sencilla (Easy Setup Assistant)

Usted puede configurar según sus preferencias mediante la utilización del Asistente de Configuración Sencilla (Easy Setup Assistant). Este Asistente le guiará para lograr la configuración a través de algunas preferencias claves. Para empezar a utilizar el Asistente de Configuración, haga click en Customize (Personalizar). Después que haya terminado cada sección inicial, empezando por Customize (Personalizar), Accounts (Mayor General), Sales (Ventas), Purchases (Compras) y Payroll (Nómina); haga Click en Close (Cerrar).

Si usted ha completado cada sección, usted puede seleccionar “Do not show me the Easy Setup Assistant when I open my file” (No volver a mostrarme el Asistente de Configuración Sencilla al abrir mi archivo).

Tarea 3: Configure Preferences (Preferencias)

Las Preferencias son ajustes que le permiten adaptar el Programa a los requerimientos de su empresa.

NOTA: ¿NECESITA USTED COMPLETAR ESTA TAREA?
Mientras que usted puede completar esta tarea posteriormente, usted debe revisar las Preferencias que por Defecto han sido ajustadas antes de iniciar el registro de transacciones.

ƒ Customize     Easy     Setup      Assistant     (Asistente      de Configuración Sencilla, Personalizar) Este asistente le guía en la configuración de ciertas preferencias clave. Para acceder al Asistente, vaya al menú Setup (Configuración), escoja Easy Setup Assistant, luego haga click en Customize (Personalizar)

ƒ Ventana de Preferences (Preferencias). Esta ventana lista todas las preferencias. Para ver esta ventana, vaya al menú Setup (Configuración) escoja  Preferences (Preferencias).

Algunas Preferencias que Usted debe considerar elegir son:

ƒ Use AuditTrail Tracking (Auditoría de Seguimiento  y Rastreo).Si usted desea mantener récord de transaccional de los cambios realizados en los impuestos, contabilidad, nómina y cambios al sistema, seleccione esta opción. Para mayor información acerca del “audittrail tracking” o “auditoría de Seguimiento y Rastreo”, vea la Ayuda de AccountEdge (AccountEdgeHelp) o el Manual de Usuario (versión en español).

ƒ Transactions CAN´T be Changed; TheyMust be Reversed (Las Transacciones NO PUEDEN ser Cambiadas; deben ser reversadas).Si usted desea evitar que las transacciones puedan ser editadas o borradas, seleccione esta opción. Cuando usted desee cambiar o borrar una transacción, necesitará registrar una transacción de reverso. Para mayor información, vea la Ayuda de AccountEdge (AccountEdgeHelp) o el Manual de Usuario (versión en español).

ƒ I Deal In MultipleCurrencies (ManejoMulti-Moneda) Si desea habilitar una Contabilidad Multi-moneda, seleccione esta opción. Para mayor información sobre el manejo multimoneda, vea la Ayuda de AccountEdge (AccountEdgeHelp) o el Manual de Usuario (versión en español).

Tarea 4: Asigne una Clave (Password) al usuario identificado (ID) como Administrador (Administrator)

La Identidad del Usuario (ID) es el medio para:

      Controlar el acceso al archivo de la Compañía

      Mantener un rastro del registro histórico de transacciones por usuario

      Guardar las preferencias individuales del usuario

Cuando se ha creado el archivo de la Compañía, el ID de Usuario llamado “Administrator” se crea automáticamente.

Por defecto, el ID de “Administrator” o Administrador no posee ninguna clave (password) a él asociado. Cualquiera que ingresare bajo el ID de Administrator tendría acceso total al Centro de Comandos (Command Centres), funciones y ventanas, y podría ser capaz de crear, editar y eliminar otros ID de usuarios. Por estas razones, tan pronto como se haya creado el archivo de la compañía, usted debe asignarle la clave (password) al ID de “Administrator”, administrador, de no hacerlo, cualquier persona sería capaz de ingresar a su archivo de compañía y editar o borrar transacciones en el mismo.

Para Generar la Clave (Password) al Usuario con ID de “Administrator”, Administrador

  1. Inicie su Programa. La Pantalla de Bienvenida (Welcome) aparecerá.
  2. Haga Click en Open (Abrir). La ventana de Conexión (Sign-On) al Sistema se presentará.

3. Haga Click en ChangePassword (Cambiar Clave). La Ventana de ChangePassword (Cambiar Clave) aparecerá.

4. En la Ventana ChangePassword (Cambiar Clave) deje el campo de ExistingPassword (Clave Actual) en blanco, escriba la clave (password) en ambos campos, tanto en el campo New Password (Cambiar Clave) como en el campo ConfirmPassword (Confirmar Clave).

5.- Haga Click en Record (Grabar)

NOTA: RESTRICCIONES DE ACCESO A USUARIOS. Si usted desea restringir y/o limitar ciertas capacidades o información a los usuarios, debe crear identidades de Usuarios (ID’S) y especificar cuáles serán sus restricciones de acceso. Para mayor información, ver el Capítulo de “Administrar Cuentas de Usuarios y Archivos de Compañía” en la Ayuda de AccountEdge

Tarea 5: Configurar las Cuentas Contables

Las Cuentas tienen significado cuando ellas reciben registros procedentes de transacciones similares. Por ejemplo, si su empresa paga alquileres, bajo esta premisa, usted debe crear una cuenta bajo el nombre de “Alquileres” que será la receptora del registro de todos los gastos que bajo el concepto de “Alquileres” se paguen o asuman en la Compañía. No pretendemos hasta aquí expresar los conceptos fundamentales de la contabilidad, los cuales serán ampliamente abordados en el Manual del Usuario en Español, en la sección de “Cuentas y Contabilidad”. En general las cuentas controlan al titular (nombre) de la misma, así, si Usted desea saber en un período de tiempo cuánto alquiler ha pagado o asumido a una fecha, es a través de la cuenta “Alquileres” que podrá obtener el monto y, a partir de allí, tomar decisiones sobre esa base.

Las Cuentas que usted utiliza para su negocio son agrupadas en el AccountsList (Catálogo de Cuentas)

NOTA: ¿NECESITA COMPLETAR ESTA TAREA? Si su Contador o Consultor Certificado le ha suministrado el archivo de su Compañía, esta tarea puede ya estar completada para Usted. Si este es su caso, por favor vaya a la Tarea 6: Registre los Saldos de de las Cuentas en el Balance de Apertura.

Cuando usted creó su archivo de Compañía, debe haber seleccionado un Catálogo de Cuentas (AccountsList) por defecto para iniciar con él. Ese Catálogo podría ya tener las cuentas necesarias para su Compañía. En caso contrario, usted debe modificar el Catálogo de Cuentas (AccountsList) para adaptarlo a las necesidades de su empresa, Si Usted no se siente seguro para realizar estos cambios, pregúntele a su Contador cuáles Cuentas Usted debe crear, modificar o borrar definitivamente.

 

Si usted elige importar un Catálogo de Cuentas (AccountsList), usted debería importarlas en este momento. Para mayor información acerca de cómo importar un Catálogo de Cuentas (AccountsList) a su Archivo de Compañía, haga Click en el Botón del Menú Help de la Ventana AccountsList (Catálogo de Cuentas), a través de este Manual en Español,  o si lo prefiere  en nuestra página en Internet www.taxtrainersint.com/accountedge/help.html

Número de las Cuentas Contables

Cada cuenta se identifica con un código único de cinco (5) dígitos. El Primer Dígito indica el Componente en el cual se clasifica la cuenta (Por Ejemplo, Cuentas que empiezan por el código 1 son cuentas del Activo). Los restantes cuatro dígitos indican la ubicación dentro del Componente y su Sub-Clasificación. Mientras más bajo sea el número de la Cuenta, más arriba se presentará en la Clasificación del Catálogo de Cuentas (AccountsList), por ejemplo, la cuenta 1-1000 estará por encima de la cuenta 1-2000.

Naturaleza, Clasificación y Tipos de Cuentas

El Catálogo de Cuentas o “AccountsList” agrupa a las mismas en ocho (8) categorías o clasificaciones – Assets (Activo),  Liabilities (Pasivo), Equity (Patrimonio), Income (Ingresos), Cost of Sales (Costo de Ventas), Expenses (Gastos), OtherIncome (Otros Ingresos), y Other Expenses (Otros Gastos). Dentro de cada categoría o clasificación existe al menos una cuenta.

Las Categorías o Clasificaciones de las Cuentas se describen en la siguiente tabla.

HeaderAccounts
(Cuentas Principales o Cuentas de Encabezado) 

Las Cuentas Principales o Cuentas de Encabezado son aquellas que representan a un grupo o conjunto de Cuentas de Detalle o de Registro, encargadas éstas últimas de registrar las transacciones procedentes de los asientos diarios de los diferentes módulos del sistema. Es decir, tenemos Cuentas de Detalle o de Registro y Cuentas Principales o de Encabezado, las primeras son las receptoras de información transaccional y las últimas agrupan a las de detalle, creando así grupos de cuentas que facilitan la organización de sus cuentas a través de características comunes. Un Ejemplo de esto podría ser cuando usted desea que todas las cuentas relacionadas con los servicios domiciliarios de su empresa estén juntas y agrupadas bajo tal concepto, o sea, una Cuenta Principal denominada “Insumos y Gtos Oficina” y un grupo de cuentas dentro de ese conjunto tal como “Alquiler Oficina”, “Internet …”, “Hon.

Mtto – Página WEB”, “Papelería”, etc.

Tenga en Cuenta que:

Usted no puede asignar transacciones a una Cuenta Principal (HeaderAccount)

El saldo de la Cuenta Principal es el resultado de la sumatoria de todas las Cuentas de Detalle cuya sangría está directamente debajo de la Cuenta Principal.

Usted puede crear hasta tres niveles de Cuentas Principales.

Crear una Cuenta

  1. Diríjase a la Ventana Accountsen el Command Centre y haga click en AccountsList (Catálogo de Cuentas). La Ventana AccountsList (Catálogo de Cuentas) aparecerá.
  2. Haga click en New (Nuevo). La Ventana de Edit Accounts (Editar Cuentas) se mostrará inmediatamente.

3. Si usted desea crear una Cuenta Principal, HeaderAccount, seleccione la opción HeaderAccount (Cuenta Principal)

4. Seleccione el Tipo de Cuenta, AccountType, desde el Listado AccountType. El Campo de Clasificación de Cuentas o Account Classification cambia de acuerdo a la selección que usted haga. Para mayor información acerca de Clasificación de las Cuentas, ver Account Classification and Types (Categorías o Clasificaciones de las Cuentas), en la página 29.

5. Ingrese el código numérico de cuatro (4) dígitos para la cuenta en el Campo Account Number (Número de Cuenta). El número de Cuenta será único dentro de cada Clasificación de Cuentas.

6. Presione  TAB y escriba el nombre de la Cuenta 7. Haga click en la Pestaña Details (Detalles)

7. Si Usted lo prefiere, escriba una breve descripción de la Cuenta en el Campo Description (Descripción)

8. Si usted está creando Cuentas de Activo (Asset), Pasivo (Liability), o Patrimonio (Equity), (u otras Cuentas de Activo distintas de aquellas Clasificadas como Bancarias (Type Bank), seleccione entonces la Opción de la Lista de Clasificación para el Estado de Flujo de Efectivo, Classification for Statement of Cash Flows list.

La Clasificación de las Cuentas le permite generar un Estado de Flujo de Efectivo (Cash FlowsStatemet). Este reporte le muestra a usted cómo ha cambiado la posición del efectivo en el tiempo, beneficios alcanzados, y cómo fue erogado ese dinero. Si Usted no está seguro sobre cuál clasificación debe asignar, consulte a su Contador o Consultor Certificado.

9. Si Usted está creando Cuentas tipo “Bancarias” (Bank) o tipo “Tarjeta de Crédito” (CreditCard), y desea mantener un registro detallado de su Cuenta Bancaria, haga Click en la Pestaña Banking y registre los detales de dicha Cuenta.

10. [Sólo para Cuentas de Detalle] Si usted desea ingresar los saldos históricos, haga click en la Pestaña History y complete la Columna Last FY (Last=último o pasado; FY= Fiscal Year; en nuestro léxico financiero equivale a Ejercicio Fiscal Pasado o Ejercicio Económico Pasado o último Ejercicio Fiscal, como se acostumbre de acuerdo a su país). De esta manera, usted puede comparar los saldos contables de los meses del año actual con aquéllos que corresponden al ejercicio pasado.

11. [Sólo para Cuentas de Detalle] Si desea configurar su Presupuesto (Budget):

a. Haga click en Budget (Presupuesto). La Ventana Prepare Budget aparecerá.

b. Tipee los montos presupuestados en las columnas mensuales.

c. Haga click en Close (Cerrar).

12. Haga click en Ok cuando haya finalizado. La Cuenta que Usted creó ahora aparece en el Catálogo de Cuentas (AccountsList).

Para Agrupar Cuentas de Detalle con una Cuenta Principal

Usted puede agrupar o asociar Cuentas de Detalle a una Cuenta Principal mediante la inserción de sangría de las Cuentas de Detalle, de forma que éstas queden debajo, supeditadas a la Cuenta Principal, la cual sobresale en el Catálogo de Cuentas o AccountsList. Para hacer esto, usted debe utilizar los Botones Up (Arriba) o Down (Abajo), haciendo click en los mismos, los cuales se encuentran al pie de la Ventana Accounts List (Catálogo de Cuentas)

  1. Acceda al módulo o sección Accounts (Contabilidad) en el Command Centre y haga Click en Accounts List (Catálogo de Cuentas). La Ventana Accounts List (Catálogo de Cuentas) aparecerá.
  2. Seleccione la Cuenta de Detalle que usted desea agrupar.

Actualización de Archivos de Compañía para Windows

Archivos de Compañías creados con versiones previas de los programas AccountEdge, Premier Accounting, o MYOBAccounting Plus10, necesitan ser actualizados. Usted también necesita actualizar todos los reportes personalizados (customized reports), formas (forms), cartas (letters), y hojas de trabajo (spreadsheets) que usted usualmente utilizaba en versiones previas del Programa.

Lo mejor para actualizar y verificar el archivo de su Compañía es, en primer término, si no se encuentran errores, hacer una copia de respaldo de dicho archivo antes de realizar su actualización. Una vez que Usted haya actualizado dicho archivo, sólo lo podrá abrir con AccountEdge Pro o con AccountEdge Network Edition, dependiendo del Programa que esté utilizando. Sin embargo, el archivo de respaldo lo podrá seguir accesando a través de su antigua versión del Programa.

Actualizar AccountEdge – Archivos para Windows

Haga lo que seguidamente se indica para cada archivo de Compañía:

Tarea 1: Actualice su archivo de Compañía

NOTA: ANTES DE ACTUALIZAR. Recomendamos optimizar, verificar y respaldar su archivo de Compañía antes de dar inicio al proceso de actualización. Para mayores detalles, ver las Secciones “Respaldando y Restaurando Archivos de Compañías” y “Servicio a los archivos de su Compañía”, en el menú OnlineHelp (Ayuda en Línea)

  1. En la ventana de “Bienvenido a AccountEdge Pro” (Welcome to AccountEdge Pro), haga click en “Mantenimiento de Archivos de Compañía” (Company File Maintenance) y seleccione desde el menú “Actualizar Archivo de Compañía” (Upgrade Company File). Una ventana de bienvenida aparecerá.
  2. Haga click en “Siguiente” (Next). La ventana “Buscar Archivo a Actualizar” (Find File to Upgrade) se muestra seguidamente.
  3. Haga click en “Buscar Archivo” (Find File). La ventana “Abrir” (Open) aparecerá.
  4. Seleccione el archivo de Compañía que desea actualizar y haga click en “Abrir” (Open). La ventana “Buscar Archivo a Actualizar” (Find File to Upgrade) reaparecerá.

La dirección actual y el nombre del archivo seleccionado se presentará debajo del Botón “Buscar Archivo” (Find File). La dirección por defecto y el nombre del archivo actualizado se presentará debajo del Botón “Guardar Como” (Save As).

       5. Si usted desea cambiar la ubicación o el nombre del archivo de Compañía:

       a. Haga click en el Botón “Guardar Como” (Save As). La ventana de “Guardar Como” (Save As) aparecerá.

       b. Especifique la nueva ubicación o tipee un nuevo nombre y haga click en “Guardar” (Save).

       6. Haga click en “Siguiente” (Next). La Ventana “Confirm” (Corfirmar) se presenta.

       7. Haga click en “Siguiente” (Next) para empezar la actualización. Cuando la actualización haya finalizado, la Ventana “Actualización Completa” (Complete) aparecerá.

       8. Si usted desea actualizar otro archivo de Compañía, haga click en “Siguiente” (Next) o Haga click en “Finalizar” (Finish) para cerrar el Asistente de Actualización.

Si usted tiene reportes personalizados (customized reports), formularios (forms), cartas (letters) en versiones previas de AccountEdge, proceda a Actualizar sus Plantillas Personalizadas (UpgradeyourCustomizedTemplates).

Tarea 2: Actualice sus Plantillas Personalizadas

Si usted tiene reportes personalizados (customized reports), formularios (forms), cartas (letters), gráficos (graphics) u hojas de trabajo (spreadsheets) que viene utilizando desde versiones previas del Programa AccountEdge, necesita actualizar estas Plantillas para continuar utilizándolas en su nueva versión del Programa.

Usted puede, de manera automática, actualizar sus Plantillas Personalizadas utilizando el Asistente de Actualización, Upgrade Assistant, o actualizarlos manualmente copiando las Plantillas a la Carpeta de Instalación.

NOTA: AVISO IMPORTANTE PARA USUARIOS DE VERSIONES PREVIAS AL 2011. Un número considerable de mejoras se han hecho en cuanto a la forma en que se manipularán las imágenes y tipos de letras se utilizan en los reportes personalizados. Para aprovechar las ventajas de estas mejoras, usted necesita re-adjuntar los gráficos en los reportes personalizados.

Actualice su Plantillas Personalizadas de Forma Automática

NOTA: LAS HOJAS DE CÁLCULO PERSONALIZADAS DEBEN SER ACTUALIZADAS MANUALMENTE.

Si usted posee Hojas de Cálculo Personalizadas que desea actualizar, deberá seguir el Procedimiento “Actualizar Manualmente sus Plantillas Personalizadas”.

  1. En la ventana de Bienvenida de AccountEdge Pro (Welcome to AccountEdge Pro), haga click en Company File Maintenance (Mantenimiento de Archivo de Compañía) y seleccione “TemplatesUpgrader” del menú. La Ventana de Bienvenida del asistente de Actualización de Plantillas, Templates Upgrade Assistant, aparecerá.
  2. Haga click en Siguiente (Next). La Ventana de Copiar Plantillas, CopyingTemplates, se mostrará.

La ruta de la Carpeta de Formularios (Forms) será desplegada en el campo Fuente (Source) y la ruta de la Carpeta actual de Formularios Personalizados (CustomForms) será desplegada en el campo de Destino (Destination).

NOTA: SI LA VERSIÓN PREVIA NO PUEDE SER LOCALIZADA. Si las Versiones Previas del Programa no fueron instaladas en las carpetas por defecto, un mensaje aparecerá indicando que la versión previa no sido encontrada. Para ubicarla manualmente, haga click en Buscar (Browse) y seleccione la ubicación. Escoja el archivo de la Aplicación (vgr, AccountEdge) y luego haga Click en Abrir (Open). La ruta correcta deberá ser desplegada en el campo Fuente (Source).

         3. Haga Click en Start (Iniciar). El proceso de actualización iniciará.

NOTA: CARPETA DE PLANTILLAS ANTIGUAS. El Asistente de Actualización moverá las Plantillas por Defecto a la Versión Actual (Por ejemplo: Mis Documentos>AccountEdge Pro 2012 CA\CustomForms) a la carpeta con el prefijo “Old” (por ejemplo: Mis Documentos>AccountEdge Pro 2012 CA\Old Forms). Usted puede encontrar cualquier nuevo formulario el cual no se encontraba en las versiones Previas en esta Carpeta.

Cuando el proceso haya concluido, la ventana Finish (Finalizar) aparecerá.

  1. Haga Click en Finish (Finalizar) para cerrar el Asistente de Actualización de Plantillas.

Si no pudo Actualizar las Plantillas utilizando el Asistente de Actualización de Plantillas o si posee Hojas de Cálculo Personalizadas, realice el Procedimiento “Actualizar Manualmente sus Plantillas Personalizadas”.

Actualizar Manualmente sus Plantillas Personalizadas

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  1. En Windows Explorer, localice la Carpeta donde se instaló la versión previa [por ejemplo: AccountEdge 2011]. La Carpeta de Instalación contiene las siguientes Carpetas de Plantillas.
  2. Abra la Carpeta que contiene las Plantillas Personalizadas (por ejemplo, si Usted personalizó Plantillas de Facturas, abra la Carpeta de Formularios (Forms).
  3. Seleccione únicamente la Plantilla que usted había creado. Para seleccionar múltiples archivos, mantenga presionado la tecla CTROL y haga click en cada Plantilla.

    NOTA: EVITE SOBREESCRIBIR PLANTILLAS STANDARD. Las Plantillas Standard incluidas en la última Versión del Programa tienen características mejoradas. Para evitar sobre-escribir las nuevas versiones de Plantillas con las antiguas Plantillas, seleccione únicamente la Plantilla que Usted creó.

  1. Vaya al menú Edit (Edición) y escoja Copy (Copiar).
  2. Ubique la Carpeta de Soporte de AccountEdge Pro 2012 CA en la Carpeta de Documentos del Usuario y ábrala. La localización por defecto de esta de esta Carpeta es “Mis Documentos”.
  3. Abra la Carpeta “Custom Forms” (Formularios Personalizados) y pegue los formularios seleccionados.
  4. Repita las instrucciones señaladas desde el paso 2 supra indicado para cada Carpeta que contenga Plantillas que deseen ser actualizadas.

NOTA: USUARIOS DE REDES DE TRABAJO. Si usted está utilizando en Programa en ambiente de Redes de Trabajo, repita los pasos descritos arriba para actualizar sus Plantillas Personalizadas en cada computador de la Red.

Actualización de Archivos de Compañía para Mac

Archivos de Compañías creados con versiones previas de los programas AccountEdge, Premier Accounting, o MYOBAccounting Plus10, necesitan ser actualizados. Usted también necesita actualizar todos los reportes personalizados (customized reports), formas (forms), cartas (letters), y hojas de trabajo (spreadsheets) que usted usualmente utilizaba en versiones previas del Programa.

Lo mejor para actualizar y verificar el archivo de su Compañía es, en primer término, si no se encuentran errores, hacer una copia de respaldo de dicho archivo antes de realizar su actualización. Una vez que Usted haya actualizado dicho archivo, sólo lo podrá abrir con AccountEdge Pro o con AccountEdge Network Edition, dependiendo del Programa que esté utilizando. Sin embargo, el archivo de respaldo lo podrá seguir accesando a través de su antigua versión del Programa.

Actualizar AccountEdge – Archivos para Mac

Haga lo que seguidamente se indica para cada archivo de Compañía:

NOTA: ACTUALIZANDO DE ACCOUNTEDGE PRO A ACCOUNTEDGE NETWORK EDITION.

Si usted se está actualizando de Accountedge Pro a Accountedge Network Edition, no es necesario actualizar sus archivos de compañía.

Tarea 1: Actualice su archivo de Compañía.

NOTA: ANTES DE ACTUALIZAR. Recomendamos optimizar, verificar y respaldar su archivo de Compañía antes de dar inicio al proceso de actualización. Para mayores detalles, ver las Secciones Respaldando y Restaurando Archivos de Compañías” y “Servicio a los archivos de su Compañía”, en el menú OnlineHelp (Ayuda en Línea)

Si usted está utilizando AccountEdge Network Edition, y varios usuarios accesan los archivos de la Compañía desde una localización compartida, debe actualizar los archivos de la Compañía en el Computador Anfitrión o Servidor.

  1. En la ventana de “Bienvenido a AccountEdge Pro” (Welcome to AccountEdge Pro), haga click en “Mantenimiento de Archivos de Compañía” (Company File Maintenance) y seleccione desde el menú “Actualizar Archivo de Compañía” (UpgradeCompany File). Una ventana de bienvenida aparecerá.
  2. Haga click en “Siguiente” (Next). La ventana “Buscar Archivo a Actualizar” (Find File to Upgrade) se muestra seguidamente.
  3. Haga click en “Buscar Archivo” (Find File). La ventana “Abrir” (Open) aparecerá.
  4. Seleccione el archivo de Compañía que desea actualizar y haga click en “Abrir” (Open). La ventana “Buscar Archivo a Actualizar” (Find File to Upgrade) reaparecerá.

La dirección actual y el nombre del archivo seleccionado se presentará debajo del Botón “Buscar Archivo” (Find File). La dirección por defecto y el nombre del archivo actualizado se presentará debajo del Botón “Guardar Como” (Save As).

      5. Si usted desea cambiar la ubicación o el nombre del archivo de Compañía:

      a. Haga Click en el Botón “Guardar Como” (Save As). La ventana de “Guardar Como” (Save As) aparecerá.
      b. Especifique la nueva ubicación o tipee un nuevo nombre y haga click en “Guardar” (Save).

NOTA: GUARDAR COMO (SAVE AS) PARA USUARIOS DE ACCOUNTEDGE
NETWORK EDITION. El archivo debe ser guardado en Librería>Aplicaciones>Soporte de Aplicaciones>AccountEdge NE>Carpeta de Bases de Datos (Library>Application> Support>AccountEdge NE>DatabasesFolder) que se encuentra en el Disco Duro

  1. Haga click en “Siguiente” (Next). La Ventana “Confirm” (Corfirmar) se presenta.
  2. Haga click en “Siguiente” (Next) para empezar la actualización. Cuando la actualización haya finalizado, la ventana “Actualización Completa” (Complete) aparecerá.
  3. Si usted desea actualizar otro archivo de Compañía, haga click en “Siguiente” (Next) y repita los pasos desde el N° 2, presentado la página 14.
  4. Haga Click en “Finalizar” (Finish) para cerrar el Asistente de Actualización.

Si usted tiene reportes personalizados (customized reports), formularios (forms), cartas (letters) en versiones previas de AccountEdge, proceda a Actualizar sus Plantillas Personalizadas (Upgrade your Customized Templates), más abajo.

Tarea 2: Actualice sus Plantillas Personalizadas.

NOTA: AVISO IMPORTANTE PARA USUARIOS DE VERSIONES PREVIAS AL 2011. Un número considerable de mejoras se han hecho en cuanto a la forma en que se manipularán las imágenes y tipos de letras se utilizan en los reportes personalizados. Para aprovechar las ventajas de estas mejoras, usted necesita re-adjuntar los gráficos en los reportes personalizados.

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Si usted tiene reportes personalizados (customized reports), formularios (forms), cartas (letters), gráficos (graphics) u hojas de trabajo (spreadsheets) que viene utilizando desde versiones previas del Programa AccountEdge, necesita actualizar estas Plantillas para continuar utilizándolas en su nueva versión del Programa.

  1. Desde el Finder, localice la carpeta donde se instaló la versión previa de AccountEdge (por ejemplo, la carpeta del AccountEdge 2011) y proceda a abrirla. La carpeta de instalación contiene las siguientes carpetas de plantillas.
  2. Encuentre la Carpeta de Soporte de su AccountEdge 2012 CA ubicada en la carpeta de Documentos (Documents) y proceda a abrirla.
  3. En la carpeta de instalación de la versión anterior, abra la carpeta que contiene las Plantillas Personalizadas, por ejemplo, la carpeta de Formularios (Forms).
  4. Command-Click únicamente en tus archivos de Plantillas Personalizadas.

NOTA: EVITE SOBREESCRIBIR LAS VERSIONES ACTUALES DE LAS PLANTILLAS STANDARD.  Las Plantillas Standard incluidas en el AccountEdge Pro pudieran tener características mejoradas.
Asegúrese de seleccionar únicamente las Plantillas que usted ha creado, ignorando las Plantillas Standard antiguas, de manera que no sobreescriba accidentalmente las nuevas Plantillas.

        5. Presione y mantenga presionada la tecla “Option”, arrastre y suelte la Plantilla seleccionada a la carpeta correspondiente (por ejemplo, la carpeta de Formularios Personalizados, CustomForms) en la Carpeta de Soporte AccountEdge Pro 2012 CA.

         6. Repita desde el paso N° 2 arriba indicado para cada Carpeta que contenga Plantillas Personalizadas.

NOTA: USUARIOS EN RED. Si están utilizando el Programa en una Red de Trabajo, repita los pasos arriba descritos en cada uno de los computadores, de manera de actualizar las Plantillas Personalizadas en cada Computador.

Registro de Programa

Se le requerirá Registrar y Activar su Programa en Línea, a través de Internet. El Registro le identifica como el Legítimo Propietario del Programa. Una vez registrado, tendrá acceso a:

  • Soporte Introductorio a nuestros nuevos clientes.
  • Usted podrá suscribirse a Planes de Soporte, así como recibir soporte técnico a medida que avanza en el uso del sistema. También recibirá información acerca de actualizaciones, nuevos productos y otra variedad de servicios, tales como cursos tributarios y financieros, y su correspondiente aplicación en el sistema AccountEdge Pro.

Una vez instalado el Programa, usted tendrá treinta (30) días para Registrarlo. Una vez transcurrido ese tiempo, a partir de ese momento Usted no podrá acceder al archivo de su Compañía a ingresar a los “archivos modelo” disponibles.

Cada vez que instale el Programa se le requerirá el Registro correspondiente. El número serial será anexado al Programa un número permitido de veces. Cada número serial permite una sola instalación a menos que se hayan adquirido Licencias para Redes de Trabajo adicionales.

Para trasladar su Programa de un Computador a otro, usted necesitará Desactivar el Registro de la Computadora en uso, instalar el programa en la nueva Computadora y realizar el Registro correspondiente.

Cómo Registrar su Programa?

Para realizar el Registro, usted necesitará un número de serie. Su número de serie está impreso en la carátula del CD Programa AccountEdge Pro. Si usted descargó el Programa a través de su Compra por Internet, su número serial se encuentra en el correo electrónico de confirmación, el cual es recibido una vez que ha completado la compra del Programa mediante su pago. En Latino América, el número de serie se encuentra en la factura física de compra del Programa, adicionalmente, nuestros representantes regionales le enviarán un Certificado de Licencia.

El cual muestra el número de serie y el nombre del Legítimo Propietario, debidamente avalado por Tax Trainers International Consultants LLC (Latino América y Estados Unidos) y/o por Tax Trainers Institute & Consulting, S.A. (República Bolivariana de Venezuela exclusivamente).

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Para el Registro de su Programa

Registrar su Programa es muy sencillo:

NOTA: USTED DEBE INGRESAR COMO ADMINISTRADOR PARA ACTIVAR SU PROGRAMA

  1. Inicie su Programa AccountEge Pro o AccountEdge Network Edition.
  2. Haga click en el link “Register” (Registro) en el tope de la ventana de Bienvenida o, si Usted ya se encuentra en el archivo de datos de su Compañía, seleccione “Registration” desde el Menú “AccountEdge Pro” o desde el Menú “AccountEdge Network”. Si usted está enel producto para Windows y ya se encuentra en el archivo de datos de su Compañía, seleccione “Registration” desde el Menú “Help”.

  3. Una vez registrada toda la información solicitada, haga click en “Register”. Una vez que hayamos verificado toda la información recibida, le enviaremos la Confirmación de su Registro por correo electrónico o a través de la ventana de Confirmación de Registro Exitoso (Successful Registration), ventana de respuesta inmediata, la cual aparece inmediatamente después de registrar su programa.

Instalacion de AccountEdge Pro en Windows

  1. Si su computador permite instalar programas únicamente a usuarios con Privilegios de Administrador, por favor, ingrese a la misma como Administrador.
  2. Si algún programa antivirus está activo, desactívelo.
  3. Inserte en el computador su CD de Instalación de AccountEdge Pro o haga click en Ejecutar (Run) desde la ventana de Seguridad de las Descargas de Archivo que aparece. La Ventana del Asistente de Instalación (InstallationAssistant) se mostrará a continuación. Si la ventana del Asistente de Instalación no aparece, abra el CD de Instalación desde el Explorador de Windows y haga doble click en el ícono setup.exe.
  4. Siga las instrucciones de instalación en pantalla.
  5. Cuando la instalación esté completa, haga click en Finalizar (Finish). El buscador de página WEB le mostrará “What´s New in ThisVersion” o “Qué hay de nuevo en esta versión?” desde el menú de Ayuda (Help).
  6. Si desactivó el programa antivirus como se le indicó en el paso 2, por favor, reactívelo.
  7. Repita todos los pasos descritos anteriormente desde el paso 1, para cada computadora de la red que trabajará con AccountEdge Pro.

Instalación de AccountEdge Pro en Mac

Para InstalarAccountEdge Pro (Mac) o AccountEdge Network Edition (Mac)

  1. Si su Computador solo permite usuarios con Privilegios de Administrador para instalar el Programa, ingrese como administrador.
  2. Si usted está actualizando una versión previa de AccountEdge Network, por favor detenga FileConnect:
    1. Abra las Preferencias de Sistema de su Mac OS
    2. Haga click en ícono de AccountEdge en la Sección de Otros en la Ventana de Preferencias del Sistema
    3. Haga Click en “Stop FileConnect”, detener FileConnect.
    4. Ingrese su clave de Administrador y haga click en “OK”
  3. Inserte de su CD de Instalación AccountEdge Pro en su dispositivo o cliquee dos veces (Doble Click) en el archivo descargado AccountEdge Pro DMG para montar la imagen del disco.
  4. Cliquee dos veces (Doble Click) el ícono del CD de AccountEdge Pro en su escritorio. El Finder aparecerá, mostrando los contenidos del CD.
  5. Siga las instrucciones en pantalla para instalar AccountEdge Pro.
  6. Cuando la instalación se haya completado, si se le solicita, haga click en Reiniciar. Su Computador se reinciará.
  7. (Únicamente para usuarios de AccountEdgeNetwokEdition).  En cada estación de la red de trabajo, repetir desde paso 1, anteriormente descrito.
  8. En el Servidor o Computador Anfitrión (Host Computer), inicie FileConnect.

NOTA: USTED DEBE EJECUTAR FILECONNECT ÚNICAMENTE EN EL
COMPUTADOR ANFITRIÓN, HOST COMPUTER.

Vaya al Sistema de Preferencias de su Mac OS X. En la sección“Otros” de la ventana de Preferencias del Sistema, haga click en el ícono de AccountEdge. Las Preferencias del Sistema de AccountEdge aparecerá.
Haga Click en Iniciar FileConnect Ingrese la clave de Administrador y haga click en “OK”

Requisitos del Sistema AccountEdge para Windows

SistemaOperativo:

  • Windos 10.
  • Windows 8.1.
  • Windows 7.
  • Windows Vista (Service Pack 1 o superior).
  • Windows XP (Service Pack 3 o superior).
  • Windows Server 2008 R2 o superior.

Hardware:

  • Procesador Pentium a 1 GHz o velocidad superior.
  • 512 MB RAM o superior.
  • 200 MB de espacio libre en disco duro para la instalación del programa.
  • Un Mínimo de 35 MB de espacio disponible en disco duro para cada archivo de datos por compañía o entidad.
  • Resolución de Pantalla de 1024 x 768 con colores de 16 bit.

Software:

  • Visor de PDF, como Adobe Reader (mínimo v7).
  • Firefox o Internet Explorer 7 o superior.
  • Apple QuickTime (mínimo v6)

Network (Red):

  • Ethernet network 100 BaseT o velocidad superiorque soporte protocolos de red TCP/IP

OfficeLink:

  • Microsoft Word 2007 al 2016.
  • Microsoft Excel 2007 al 2010.
  • Microsoft Outlook 2007 al 2010.

Internet:

  • El acceso a Internet es requerido para poder acceder a las actualizaciones del programa, actualizaciones relacionadas a
    la nómina y sus formularios, y a la ayuda en línea.

Nota: Los requerimientos de Hardware y software podrían variar dependiendo de su sistema operativo.

Requisitos del Sistema AccountEdge Pro para Mac

SistemaOperativo:

  • Mac OS X 10.5 a 10.8
  • Mountain Lion compatibility statement o (Declaración de Compatibilidad con el Sistema Mountain Lion).

Hardware:

  • Mac basado en Intel con 1 GB RAM o más.
  • 250 MB disponibles de espacio en Disco Duro para la instalación del programa.
  • Un Mínimo de 35 MB de espacio disponible en disco duro para cada archivo de datos por compañía o entidad.
  • Resolución en Pantalla de 1024 x 768 con capacidad gráfica capaz de manejar miles de colores.
  • Discos Duros configurados en formato UNIX no son compatibles.

Software:

  • Visor de archivos PDF como Preview o Adobe Reader.
  • Navegador Web, tal como Safari o Firefox.
  • Apple QuickTime 5 o superior.

OfficeLink:

  • Office 2008 o 2011 para Mac.

Internet:

  • El acceso a Internet es requerido para poder acceder a las actualizaciones del programa, actualizaciones relacionadas a
    la nómina y sus formularios, y a la ayuda en línea.

Nota: Los requerimientos de Hardware y software podrían variardependiendo de su sistema operativo.